Franchisé d’une enseigne majeure dans la vente de mobilier, notre client gère un volume important de factures nécessitant une intégration quotidienne dans un outil de gestion dédié.

L’intégration des factures représentait un véritable point de friction. Chronophage et exigeante en précision, cette tâche bloquait les équipes internes sans pour autant garantir une régularité de traitement. L’outil ne permettant pas d’automatisation, la saisie était d’autant plus contraignante.

Résultat : des retards accumulés, une visibilité financière limitée et un risque accru d’erreurs, freinant directement le pilotage de l’activité.

Pour répondre à cet enjeu, le client a choisi de s’appuyer sur l’expertise de PULSEA en externalisation et en industrialisation des processus BPO.

Après une première formation assurée par le client, les équipes PULSEA ont rapidement pris en main l’outil et les règles de gestion associées. Deux sessions complémentaires ont ensuite permis de consolider les acquis et d’atteindre un haut niveau de maîtrise du processus.

Mais au-delà de l’exécution, PULSEA a apporté de réelles valeurs ajoutées :

- Lors des phases de traitement, avec le client, nous avons identifié un levier d’optimisation clé : la nécessité de structurer et de catégoriser les factures.

- L’intégration quotidienne des factures sur l’outil nous permet de les contrôler de façon systématique. Nous pouvons alors détecter les éventuels écarts entre les montants des factures et ceux enregistrés dans l’outil. Les franchisés peuvent alors faire les réclamations nécessaires auprès de leurs fournisseurs et préserver leurs marges. Pour prendre le cas d’un des franchisés travaillant avec nous, l’écart est de l’ordre de 10% en moyenne.

- Traitement des factures désormais régulier et sécurisé

- Réduction significative du temps consacré en interne

- Amélioration de la visibilité et du pilotage financier

- Diminution des erreurs grâce à une meilleure structuration des données

- Mise en place d’une démarche d’optimisation continue